Sistema intern d'informació

En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de Febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, FREDVIC, S.L. fa constar que compta amb un Sistema Intern d’Informació, essent-ne l’empresa la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la legislació vigent en aquest àmbit.

Amb la finalitat d’enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d’integritat de FREDVIC, S.L. i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d’accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions en l’àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de seguretat i salut en el treball, l’empresa ha nomenat a la responsable de l’àrea de Persones, que és també Responsable de Compliment Penal de l’empresa, com a persona Responsable del Sistema Intern d’Informació (persona RCP/RSII), i ha activat els següents mitjans de Canal Ètic i Canal Intern d’Informació per poder-hi contactar:

• Correu electrònic a la direcció: Aquesta adreça de correu-e està protegida dels robots de spam.Necessites Javascript habilitat per veure-la.
• Correu ordinari a l’adreça de l’empresa: Països Catalans 178, (08500) Vic, Barcelona; a l’atenció de la persona RCP/RSII.
• Mitjançant escrit lliurat a la persona RCP/RSII.

La persona informant podrà sol·licitar en el termini màxim de set dies, una visita presencial amb la persona RCP/RSII.

Les informacions verbals recollides en la referida visita presencial hauran de documentar-se d’alguna de les maneres següents, previ consentiment de la persona informant:

1. a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible; o

S'advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l'informarà del tractament de les seves dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016.

1. b) a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la (és a dir, la persona RCP/RSII).

Sense perjudici dels drets que li corresponen d’acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l'oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.

El Sistema Intern d’Informació, compleix amb els requisits de l’article 5.2 de la Llei 2/2023:

a).- Permet que les persones a qui aplica la Llei (article 3) puguin comunicar informacions, per diversos mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.

b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins l’empresa, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.

c).- Compta amb un Protocol d’ús del Canal Intern d’Informació que estableix garanties per la protecció de les persones informants:

• Justificant de recepció en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
• Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l’article 9 de la Llei 2/2023, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d’Informacions.
• Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
• Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
• Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació de que la persona que la rebi, la remeti immediatament a la persona Responsable del SII.
• Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.
• Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei 2/2023).
• Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat, quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.

FREDVIC, S.L. tractarà les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023  com a responsable del tractament, amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s'escau, el procediment d'investigació corresponent. La base jurídica del tractament serà el compliment d'una obligació legal, derivada de la Llei de referència. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, la base jurídica serà l'interès públic essencial i altres previsions establertes a l'apartat 2 de l'art. 9.2. del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell de 27 d'abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques respecte al tractament de dades personals.

Així mateix, s’informa que aquestes dades personals podran ser tractades i cedides pel personal autoritzat per a això únicament, quan resulti necessari per a l'adopció de mesures correctores a FREDVIC, S.L. per la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s'escau, procedeixin. Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats. En tot cas, si aquesta decisió no s'adoptés en un termini de tres mesos, les dades personals contingudes en la comunicació es suprimiran, llevat de la finalitat de mantenir evidència del funcionament del Sistema Intern d’Informació.

També seran suprimides aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament, l'accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-s'hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit acompanyat d'una fotocòpia del seu document d'identitat al domicili Av. Països Catalans 178, (08500) Vic, Barcelona, o al correu electrònic Aquesta adreça de correu-e està protegida dels robots de spam.Necessites Javascript habilitat per veure-la.. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l'autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

FREDVIC, S.L. es compromet expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació de bona fe conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d’un expedient respecte de les persones afectades per una possible comunicació.

D’acord amb el que estableix la Llei 2/2023, s’informa que quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació, i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d'investigació o sancionador, l'òrgan competent per resoldre el procediment administratiu corresponent, mitjançant resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l’article 40 de la Llei de referència.

(*) El Canal Intern d’Informació permet la presentació de comunicacions anònimes.

(**) Si bé sempre que sigui possible, el Canal Intern d’Informació serà la via d’ús preferent, les comunicacions emparades per la Llei 2/2023 podran també remetre’s en el seu cas, quan l’objecte i gravetat de la situació així ho requereixi i l’informant ho cregui oportú, a l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant (Oficina Antifrau de Catalunya en l’àmbit de la Comunitat Autònoma de Catalunya), al Ministeri Fiscal o a la Fiscalia Europea, segons correspongui.